案例二|整合搬遷訪談:把分開的 WhatsApp 與後台合成一套流程

多分店長期「兩套系統並行」,最後使用系統完成資料搬遷與流程整合。

對象:營運負責人、前台同事|香港

受訪公司簡介

MYCOLLAPLUS 擁有豐富臨床經驗與成千上萬真實案例,一直秉承「服務為上、效果為先」的宗旨,以效果創造價值,絕不拖症,幫助不少顧客實現外在素顏、擺脫遮瑕膏。

品牌亦一直堅持拒絕低價招徠與高壓銷售,療程過程不硬銷、不設顧問房、沒有美容顧問在場,致力打造輕鬆愉快的療程環境,並得到很多客人高度好評。

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訪談重點

Q:使用系統前,最大問題是什麼?
A:客人對話在 WhatsApp,訂單與療程在另一套系統,前台需要重複輸入,錯漏和延誤自然增加。
Q:為什麼工錢一直靠人手?
A:我們的工錢算法很複雜,例如晚上 6 點後有額外比例補點、不同療程補點比例不同、多人協作療程要按職位分配比例。以前找不到能完整支援的系統,只能人手計算再填入系統,計錯了都不知道。使用系統後,這套複雜工錢規則可以被設定與自動化,團隊直言這是最驚喜的一點。
Q:搬遷時最擔心什麼?
A:最擔心員工未能及時適應,令日常運作停頓。不過實際使用後,員工普遍覺得系統操作簡單,未有遇到大問題。
Q:服務支援感受如何?
A:Neo Solutions 同事都是有活力的年輕人,反應快,合作亦很愉快。

兩套系統並行的痛點,如何被解決

店方坦白,以前 WhatsApp 和管理系統分開使用,最大問題不是「功能少」,而是資料要重複輸入、重複核對。前台在通訊工具回覆完,還要再抄到另一套系統;一忙就容易漏記,交接時又要花時間補資料。

使用系統後,對話、客人資料、預約狀態與跟進進度都集中在同一個流程,前線同事不需要兩邊來回更新,出錯率自然下降,日常運作也順很多。

「是否覺得性價比高?」店方很直接:「老實說是比以前便宜,想一下也知,兩個系統的價錢比一個系統肯定貴。」

客訴場景:如何快速還原真相

團隊使用系統一段時間後,有購買了療程套票的客人表示系統資料與記憶不同。團隊直接調出操作紀錄(誰、何時、改了什麼),再把電子簽署文件透過 WhatsApp 發回客人。

由於全程有跡可尋,雙方很快對齊資訊。重點不是找人背鍋,而是讓真相有依據,客人反而更有安全感。

「很多客人不是故意找麻煩,只要公司能提供事實真相,客人反而更明白我們是可靠的。」

員工上手與 NeoAI 協作

系統操作本身簡單直觀,新員工通常一入系統就已經識用,基本流程幾乎不需要額外培訓。

遇到較深入的操作問題時,會向 NeoAI 查詢步驟與設定,不需要花大量時間來回溝通,現場工作節奏更順。

「NeoAI 回答太像真人,我們還以為是你們同事在假扮。」

案例重點

1) 穩定搬遷:分階段測試與切換,降低中斷風險。

2) 跨系統整合:WhatsApp 與後台資料集中,減少重複輸入與漏資料。

3) NeoAI 降低培訓成本:新人可即時問答,縮短上手時間。

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